Algemene voorwaarden GuardDesk.
Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op het gebruik van GuardDesk en de overeenkomsten die met betrekking tot onze software en dienstverlening worden gesloten.
Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op de diensten van INSTANT, handelend onder de handelsnamen GuardDesk en Instant Core, gevestigd te Oosterhout en ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 72664290. GuardDesk is een zakelijke softwaredienst gericht op onder andere beveiligingsbedrijven en aanverwante organisaties.
Definities
In deze algemene voorwaarden wordt verstaan onder:
- GuardDesk: de software, website, applicaties en diensten die door INSTANT onder de naam GuardDesk worden aangeboden.
- INSTANT: de onderneming die GuardDesk aanbiedt.
- Klant: de onderneming of organisatie die een overeenkomst met GuardDesk aangaat.
- Gebruiker: iedere natuurlijke persoon die via een klant toegang krijgt tot GuardDesk.
- Account: de persoonlijke of organisatorische toegang tot GuardDesk.
- Abonnement: de periodieke overeenkomst voor het gebruik van GuardDesk.
- Klantgegevens: gegevens die door of namens de klant in GuardDesk worden ingevoerd, opgeslagen of verwerkt.
Toepasselijkheid
Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle aanbiedingen, proefperiodes, abonnementen, overeenkomsten en diensten van GuardDesk.
GuardDesk wordt aangeboden als zakelijke dienstverlening. Tenzij uitdrukkelijk anders overeengekomen, is de dienstverlening bedoeld voor ondernemingen, organisaties en personen die handelen in de uitoefening van beroep of bedrijf.
Afwijkingen van deze voorwaarden zijn alleen geldig wanneer deze schriftelijk of elektronisch met INSTANT zijn overeengekomen.
Totstandkoming van de overeenkomst
Een overeenkomst kan onder meer tot stand komen door registratie voor GuardDesk, het starten of omzetten van een proefperiode, het afsluiten van een betaald abonnement of het schriftelijk aanvaarden van een aanbod.
De klant staat ervoor in dat de bij registratie verstrekte informatie juist en volledig is en dat degene die namens de organisatie handelt bevoegd is om de overeenkomst aan te gaan.
Gratis proefperiode
GuardDesk kan gedurende 14 dagen worden uitgeprobeerd zonder setupkosten, tenzij bij het aanbod uitdrukkelijk iets anders staat.
Een proefperiode is bedoeld om de klant kennis te laten maken met GuardDesk en de beschikbare functionaliteiten.
Na afloop van de proefperiode kan voor verder gebruik een betaald abonnement nodig zijn.
GuardDesk is niet verplicht gegevens uit een verlopen proefomgeving onbeperkt te bewaren. Voor zover redelijk mogelijk wordt de klant gelegenheid geboden om een abonnement te activeren voordat gegevens definitief worden verwijderd.
INSTANT kan misbruik van proefperiodes tegengaan en kan bijvoorbeeld meerdere proefregistraties door dezelfde organisatie beperken.
Abonnement, looptijd en opzegging
Tenzij uitdrukkelijk anders overeengekomen, worden reguliere GuardDesk-abonnementen aangegaan voor perioden van één maand.
Het abonnement wordt na iedere abonnementsperiode automatisch met één maand verlengd totdat het wordt opgezegd.
De klant kan een regulier maandabonnement vóór de volgende verlengingsdatum opzeggen. Het abonnement blijft vervolgens beschikbaar tot het einde van de reeds betaalde abonnementsperiode.
Reeds betaalde bedragen over een lopende abonnementsperiode worden bij tussentijdse beëindiging in beginsel niet naar rato terugbetaald, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen of dwingend recht anders bepaalt.
Voor maatwerk, Enterprise+, aanvullende diensten of afzonderlijke overeenkomsten kunnen afwijkende looptijden en afspraken gelden.
Prijzen en pakketten
De actuele prijzen en pakketten worden vermeld op de website van GuardDesk of in een afzonderlijk aanbod.
Tenzij anders vermeld zijn zakelijke prijzen exclusief btw en andere wettelijk verschuldigde heffingen.
Het toepasselijke pakket kan afhankelijk zijn van bijvoorbeeld het aantal actieve medewerkers of gebruikers binnen de organisatie.
Wanneer het gebruik structureel buiten de grenzen van het gekozen pakket valt, kan GuardDesk de klant vragen over te stappen naar het passende pakket.
Facturatie en betaling
Betaalde abonnementen worden volgens de bij het abonnement aangegeven betaalcyclus gefactureerd of geïncasseerd.
De klant is verantwoordelijk voor het tijdig voldoen van verschuldigde bedragen en voor het actueel houden van de benodigde factuur- en betaalgegevens.
Wanneer betaling uitblijft, kan GuardDesk na een passende herinnering de toegang tot betaalde functionaliteiten beperken of het account tijdelijk opschorten.
De betalingsverplichting blijft bestaan voor bedragen die vóór de opschorting of beëindiging verschuldigd zijn geworden.
Accounts en toegangsrechten
Accounts zijn persoonlijk en mogen niet zonder toestemming worden gedeeld met personen die geen recht op toegang hebben.
De klant is verantwoordelijk voor het correct toekennen en beheren van gebruikersrollen en toegangsrechten binnen de eigen organisatie.
Gebruikers moeten hun inloggegevens zorgvuldig beveiligen en ongeautoriseerde toegang of vermoedelijk misbruik zo snel mogelijk melden.
GuardDesk kan aanvullende beveiligingsmaatregelen toepassen, zoals sessiebeheer, tweefactorauthenticatie of andere verificatiemethoden.
Toegestaan gebruik
De klant en gebruikers mogen GuardDesk niet gebruiken voor:
- onrechtmatige activiteiten;
- het verwerken van gegevens zonder geldige juridische grondslag;
- het verkrijgen van onbevoegde toegang tot systemen of gegevens;
- het verspreiden van malware of schadelijke software;
- het bewust verstoren of overbelasten van de dienstverlening;
- het omzeilen van beveiligings- of toegangsmaatregelen;
- het kopiëren of exploiteren van GuardDesk in strijd met intellectuele eigendomsrechten.
De klant blijft verantwoordelijk voor het gebruik van GuardDesk door gebruikers die onder zijn organisatieaccount vallen.
Beschikbaarheid, onderhoud en storingen
GuardDesk streeft naar een betrouwbare en goed beschikbare dienstverlening, maar kan geen ononderbroken of volledig foutloze beschikbaarheid garanderen.
Onderhoud, beveiligingsupdates, storingen, internetproblemen of omstandigheden bij externe leveranciers kunnen invloed hebben op de beschikbaarheid.
Waar redelijk mogelijk proberen we gepland onderhoud met merkbare gevolgen vooraf te communiceren.
Bij ernstige storingen of beveiligingsproblemen kan onderhoud zonder voorafgaande aankondiging noodzakelijk zijn.
Ontwikkeling en wijziging van GuardDesk
GuardDesk is een softwaredienst die voortdurend kan worden ontwikkeld en verbeterd.
We mogen functionaliteiten wijzigen, uitbreiden, vervangen of anders inrichten wanneer dit redelijkerwijs noodzakelijk is voor ontwikkeling, beveiliging, wetgeving, technische verbetering of de dienstverlening.
Bij ingrijpende wijzigingen die de kern van een betaald abonnement wezenlijk nadelig beïnvloeden, proberen we klanten hierover tijdig te informeren.
Klantgegevens
De klant behoudt zijn rechten op de gegevens die hij binnen GuardDesk invoert of laat verwerken.
De klant is verantwoordelijk voor de juistheid, rechtmatigheid en inhoud van deze gegevens en voor het hebben van een geldige grondslag om persoonsgegevens in GuardDesk te verwerken.
INSTANT gebruikt klantgegevens voor zover noodzakelijk om GuardDesk beschikbaar te stellen, te beveiligen, te onderhouden en de overeenkomst uit te voeren.
GuardDesk zal klantgegevens niet als eigen commerciële databank verkopen.
Privacy, AVG en verwerkersovereenkomst
Voor verwerkingen waarbij INSTANT zelf verwerkingsverantwoordelijke is, geldt de Privacyverklaring van GuardDesk.
Wanneer de klant persoonsgegevens via GuardDesk verwerkt en de klant het doel en de middelen van die verwerking bepaalt, kan de klant verwerkingsverantwoordelijke zijn en INSTANT optreden als verwerker.
Waar vereist worden hierover aanvullende afspraken vastgelegd in een verwerkersovereenkomst.
De klant is verantwoordelijk voor het rechtmatig gebruik van persoonsgegevens en voor het informeren van betrokkenen waar dit wettelijk vereist is.
Intellectueel eigendom
Alle intellectuele eigendomsrechten op GuardDesk, waaronder de software, broncode, vormgeving, handelsnamen, documentatie, interfaces en andere onderdelen van het platform, blijven bij INSTANT of de betreffende rechthebbende.
De overeenkomst geeft de klant uitsluitend een beperkt, niet-exclusief en niet-overdraagbaar gebruiksrecht gedurende de looptijd van de overeenkomst.
Zonder voorafgaande toestemming is het niet toegestaan GuardDesk te kopiëren, reverse-engineeren, doorverkopen, sublicentiëren of op andere wijze commercieel te exploiteren, behalve voor zover dwingend recht dit uitdrukkelijk toestaat.
Diensten en koppelingen van derden
GuardDesk kan gebruikmaken van of koppelen met diensten van derden, bijvoorbeeld voor hosting, betalingen, e-mail, boekhouding, authenticatie of andere integraties.
De beschikbaarheid en werking van externe diensten kunnen mede afhankelijk zijn van de betreffende leverancier.
GuardDesk is niet verantwoordelijk voor zelfstandige wijzigingen of storingen bij externe diensten voor zover deze redelijkerwijs buiten onze invloed liggen.
Ondersteuning
GuardDesk biedt ondersteuning via de communicatiekanalen die op de website of binnen het platform beschikbaar worden gesteld.
We streven ernaar vragen en storingen binnen een redelijke termijn te behandelen. Een specifieke responstijd geldt alleen wanneer deze uitdrukkelijk in een afzonderlijke overeenkomst of SLA is vastgelegd.
Aansprakelijkheid
GuardDesk is een ondersteunend softwareplatform. De klant blijft zelf verantwoordelijk voor zijn bedrijfsvoering, personeelsinzet, beveiligingswerkzaamheden, planning, wettelijke verplichtingen en beslissingen die op basis van informatie uit GuardDesk worden genomen.
Voor zover wettelijk toegestaan is INSTANT niet aansprakelijk voor indirecte schade, gevolgschade, gemiste omzet, gemiste winst, bedrijfsstagnatie of verlies van zakelijke kansen.
Voor zover wettelijk toegestaan is de totale aansprakelijkheid van INSTANT wegens een toerekenbare tekortkoming beperkt tot het bedrag dat de klant in de twaalf maanden voorafgaand aan de schadeveroorzakende gebeurtenis voor de betreffende GuardDesk-dienst daadwerkelijk heeft betaald, met een maximum van het bedrag dat in het betreffende geval onder een toepasselijke aansprakelijkheidsverzekering wordt uitgekeerd, indien en voor zover een dergelijke verzekering dekking biedt.
Beperkingen van aansprakelijkheid gelden niet voor zover aansprakelijkheid op grond van dwingend recht niet kan worden uitgesloten of beperkt, waaronder waar van toepassing schade die het gevolg is van opzet of bewuste roekeloosheid van de leiding van INSTANT.
Overmacht
INSTANT is niet gehouden tot nakoming zolang nakoming redelijkerwijs onmogelijk is door omstandigheden die buiten haar macht liggen.
Hieronder kunnen onder meer vallen ernstige internet- of infrastructuurstoringen, storingen bij essentiële leveranciers, cyberaanvallen, overheidsmaatregelen, stroomuitval en andere omstandigheden waarop INSTANT redelijkerwijs geen invloed heeft.
Opschorting en beperking van toegang
GuardDesk kan toegang tijdelijk beperken wanneer dit redelijkerwijs noodzakelijk is vanwege:
- een ernstige beveiligingsdreiging;
- vermoedelijk misbruik of fraude;
- ernstige overtreding van deze voorwaarden;
- een betalingsachterstand;
- een wettelijke verplichting of bevoegd bevel.
Waar de omstandigheden dit toelaten, krijgt de klant gelegenheid om een tekortkoming te herstellen voordat toegang definitief wordt beëindigd.
Beëindiging en gegevens na afloop
Na beëindiging van een abonnement vervalt het recht om de betaalde GuardDesk-dienst te gebruiken na afloop van de toepasselijke abonnementsperiode.
GuardDesk kan een redelijke periode hanteren waarin gegevens nog beschikbaar blijven voor export, herstel of heractivering.
Na afloop van de toepasselijke bewaartermijn kunnen klantgegevens worden verwijderd of geanonimiseerd, tenzij wettelijke verplichtingen of gemaakte afspraken een langere bewaring vereisen.
De klant blijft verantwoordelijk voor het tijdig exporteren of veiligstellen van gegevens die hij na beëindiging zelf nodig heeft, voor zover GuardDesk een exportmogelijkheid beschikbaar stelt.
Vertrouwelijkheid
Partijen behandelen informatie waarvan zij weten of redelijkerwijs behoren te begrijpen dat deze vertrouwelijk is als vertrouwelijk.
INSTANT beperkt toegang tot vertrouwelijke klantinformatie tot personen en leveranciers die deze informatie redelijkerwijs nodig hebben voor de uitvoering, beveiliging of ondersteuning van de dienstverlening.
Wijziging van deze voorwaarden
INSTANT kan deze algemene voorwaarden wijzigen wanneer ontwikkelingen in GuardDesk, wetgeving, beveiliging of bedrijfsvoering daar aanleiding toe geven.
Bij wezenlijke wijzigingen proberen we bestaande klanten vooraf op passende wijze te informeren.
Wanneer een wezenlijke wijziging aantoonbaar nadelig is voor een lopend betaald abonnement, kan de klant het abonnement opzeggen overeenkomstig de toepasselijke opzeggingsmogelijkheden.
Toepasselijk recht en geschillen
Op overeenkomsten met INSTANT met betrekking tot GuardDesk is Nederlands recht van toepassing.
Partijen proberen een geschil eerst in onderling overleg op te lossen.
Wanneer dat niet lukt, wordt een geschil voorgelegd aan de volgens de Nederlandse wet bevoegde rechter, tenzij partijen rechtsgeldig een andere bevoegde rechter zijn overeengekomen.
Contactgegevens
Heb je vragen over deze algemene voorwaarden? Neem dan contact met ons op.
GuardDesk
Voor vragen over abonnementen, overeenkomsten of deze algemene voorwaarden kun je contact met ons opnemen.
We leggen het graag duidelijk uit.
Heb je een vraag over een abonnement, de proefperiode, onze dienstverlening of deze voorwaarden? Neem gerust contact met ons op.
Neem contact op →